Выбрать страницу

Держать папку «Входящие» пустой – легко.

Это повышает продуктивность, не дает пропустить важное, освобождает время для семьи.

Генеральный директор компании JotForm Айтекин Тэнк предлагает способ организации электронной почты под названием Inbox Zero. Как следует из названия, метод заключается в том, чтобы держать свою папку «Входящие» пустой. Гениально!

Метод Inbox Zero универсальный. Вы используете Gmail, ukr.net, Яндекс или Yahoo? Рекомендации легко накладываются на любой почтовый клиент.

Я получаю и отправляю сотни писем ежедневно. Но в конце рабочего дня мой почтовый ящик неизменно пуст. У меня нет секретаря, который бы обрабатывал мою корреспонденцию. Я придерживаюсь принципа, который называется Inbox Zero. В этом нет ничего сложного.

Айтекин Тэнк, предприниматель, основатель и главный исполнительный директор JotForm

Шаг 1 Очистите папку «Входящие»

Вы должны действовать решительно.

Откройте «Входящие», выделите все скопившиеся там письма и архивируйте их все.

Вам необходимо начать с пустого почтового ящика. Это руководство вам не поможет, если во «Входящих» скопились десятки тысяч писем. Так что архивируйте всё подряд, и начните с чистого листа.

Айтекин Тэнк

Шаг 2 Обрабатывайте свои письма в хронологическом порядке

Здесь вам понадобится определённая дисциплинированность. Когда вы обрабатываете свои письма, начинайте с самого старого сообщения и продвигайтесь к свежим. Так вы будете сохранять хронологический порядок и не запутаетесь.

Шаг 3 Никаких чатов в почтовом клиенте

Серьезно! Не используйте электронную почту как чат. Нет ничего хуже, чем плодить длиннющие цепочки Reply из постоянно цитирующихся писем. Если вам нужно поговорить, используйте мессенджер, чат в Slack или свяжитесь по телефону.

Электронная почта для этого не приспособлена.

Шаг 4 Ответили — архивируйте

Главное правило метода Inbox Zero: ваша папка «Входящие» — это не то место, где нужно хранить почту. Все электронные письма в почтовом ящике должны быть обработаны сразу. Читайте их одно за другим и либо отвечайте и архивируйте, если сообщение требует ответа, либо просто архивируйте, если сообщение ответа не требует.

Если вы не можете сразу ответить на письмо, есть два варианта:

  • Сохраните его в вашем приложении-органайзере. Это может быть Evernote, OneNote или какой-нибудь менеджер задач. Установите дату, чтобы программа напомнила вам написать ответ в нужный момент.
  • Если вы можете сразу написать ответ, но адресат должен получить его через некоторое время, воспользуйтесь функцией отложенной доставки в Gmail. То же самое умеют Outlook, Thunderbird и другие клиенты.

Шаг 5 Just do it

Если вам нужно сделать платёж, просто сделайте его прямо сейчас. Если вам нужно отправить отзыв коллеге, отправьте сразу. Если дело займёт пару минут, нет смысла его откладывать.

Айтекин Тэнк

Шаг 6 Настройте фильтры

Фильтры электронной почты — невероятно удобный инструмент, который автоматизирует рутину. Достаточно настроить их один раз, и они сэкономят вам немало времени.

Если в вашем почтовом клиенте вы регулярно обнаруживаете маловажные письма (уведомления интернет-сервисов, автоматические рассылки и так далее), то либо отпишитесь от них, либо настройте фильтры, чтобы такие письма архивировались автоматически.

Самый важный шаг Папка «Входящие» пуста — закройте почту

Вы можете снова открыть почту через несколько часов, обработать скопившиеся там сообщения, а затем опять вернуться к работе. Цель метода Inbox Zero — заставить себя не отвлекаться на входящие письма. Вы должны управлять своим почтовым ящиком, не он вами.

Айтекин Тэнк